Classificação documental: Relato de experiência no arquivo central da reitoria do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe (IFS)

Abstract

A classificação dos documentos é uma das importantes etapas do fazer arquivistísco, a qual requer instrumentos de classificação e profissional especializado. Com competências para desenvolver a classificação documental, o arquivista atua com a gestão, organização e recuperação documental utilizando como um dos principais instrumentos a Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Atuando em diferentes contextos e instituições, esses profissionais esbaram com diversidades tecnológicas, financeiras, gestoras, entre outros fatores que problematizam as atividades gerenciais do acervo. Neste sentido, a partir da análise dos pesquisadores no Arquivo Central da Reitoria (ARQREI) do Instituto Federal de Sergipe (IFS), conduzimos um estudo de caso por meio do seguinte questionamento: O código de classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos a atividades-meio da administração pública atende a demanda e disponibiliza todos os códigos específicos para documentação administrativa que foi transferida para o ARQREI e classificada? O objetivo geral foi analisar as dificuldades encontradas para classificar os documentos no ARQREI, mais especificamente buscou-se descrever os fundamentos teóricos e conceitos relacionados à classificação, a gestão documental e a sua importância para o funcionamento de um arquivo. A pesquisa foi desenvolvida por meio de revisão bibliográfica e análise das tipologias documentais. Analisamos a utilização do instrumento de Classificação e Destinação de documentos Relativos às atividades-meio da administração pública, elaborado e publicado pelo Arquivo Nacional do Brasil (AN) e pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para o desenvolvimento das atividades dos bolsistas, do curso de Biblioteconomia e Documentação, da Universidade Federal de Sergipe (UFS), durante o período de dez meses, em 2019, no ARQREI do IFS. Por fim, identificamos que existem muitas dificuldades em função da logística econômica e estrutural da instituição, contudo, ações vêm sendo desenvolvidas para impulsionar os processos de gestão documental, por exemplo, o apoio técnico dos arquivistas reforçado pelos bolsistas que integram a área da Ciência da Informação.