Diagnóstico arquivístico: um relato de experiência na Pró-Reitoria de Pesquisa e Extensão (PROPEX) do Instituto Federal de Sergipe (IFS)

Abstract

O presente artigo objetiva o destaque para a criação e uso de um diagnóstico que viabiliza a coleta e padronização dos procedimentos quanto à documentação produzida e/ou recebida, obedecendo às políticas arquivísticas a fim de aplicar a gestão documental dentro da instituição PROPEX. A metodologia utilizada foi a revisão bibliográfica momento em que a literatura existente corrobora com os fatos atuais esclarecendo pontos da pesquisa, e o estudo de caso foi o suporte para os resultados mais profundo e detalhado da pesquisa. A análise evidencia uma realidade que envolve muitas instituições, desburocratizar os processos que implica o acesso às informações e organização do seu acervo é uma lacuna existente, uma saída é a busca por soluções a fim de melhorar o espaço físico e disponibilizar a informação no momento da busca. Assim, os dados coletados tornaram-se um ponto de partida para a aplicação da gestão documental que visa a organização e padronização dos documentos setoriais por meio das técnicas arquivistas com a finalidade de dar acesso às informações institucionais de forma coerente e organizada. Conclui que o objetivo testifica o diagnóstico setorial como um vetor que possibilita a organização e padronização dos documentos contribuindo de forma positiva para a gestão documental.